Урок 6. Работа с данными

Ранее уже приводился пример, как заводить данные в таблицу. В этом уроке рассмотрим эти и другие возможности.

Буфер обмена. Иногда возникает ситуация, когда нужно перенести или копировать данные. Предположим, что нужно создать две одинаковые таблицы, как показано на рисунке слева.

Сначала введем первую таблицу, как это было указано ранее, затем выделим таблицу. Для этого поместим курсор на ячейке R2C2, нажмем левую кнопку мыши и переместим курсор на противоположный угол таблицы. При этом вся таблица будет выделена, как это показано на рисунке справа.

Для того, чтобы переместить этот фрагмент, нужно воспользоваться буфером обмена. Буфер обмена – это область в компьютере, куда временно можно поместить фрагмент таблицы, текста, рисунок и другие объекты, а затем вставить их в другое место. Для того, чтобы скопировать выделенный фрагмент, нажмем на кнопку - , которая находится на передней панели. При этом фрагмент будет помещен в буфер обмена, а сам фрагмент будет окружен перетекающимися пунктирными линиями. Пока эти линии присутствуют на экране, фрагмент находится в буфере обмена.

Далее установим курсор мыши в ячейку, где должен находиться левый верхний угол вставляемого фрагмента (в данном примере R9C2) и нажмем на кнопку вставки данных из буфера - . Появится вторая таблица. Для того, чтобы убрать линии выделения щелкнем дважды по любой ячейке.

При помощи Буфера обмена фрагмент можно переместить с одного места на другое. Для этого выделим фрагмент таблицы и нажмем на кнопку - . При этом фрагмент пропадет и поместится в Буфер обмена. Далее установим курсор на ячейку, куда нужно переместить таблицу и нажмем на кнопку - .

Обычно одну и ту же операцию можно выполнить разными способами. Рассмотрим некоторые из них для копирования фрагмента таблицы.

Снова выделим таблицу, отпустим левую кнопку мыши, после чего щелкнем по выделенной таблице правой кнопкой мыши. То есть, подведем курсор в выделенную область и нажмем и отпустим правую кнопку мыши. Нажимая левую или правую кнопку мыши, мы выполняем разные действия, поэтому, когда нужно нажать правую кнопку мыши, будем специально это оговаривать в дальнейшем. В результате на экране появится панно с режимами, как это показано на рисунке слева. Щелкнем по режиму Копировать, для этого подведем курсор мыши на это название и щелкнем левой кнопкой мыши. При этом панно с режимами пропадет. Перенесем курсор мыши на ячейку, куда нужно скопировать таблицу и снова нажмем на правую кнопку мыши. В появившемся панно выберем режим Вставить, после чего панно пропадет и таблица появится на новом месте.

Если при копировании выбрать режим Вырезать, а затем Вставить, то фрагмент переместится.

Рассмотрим третий способ копирования. Для этого снова выделим нужный фрагмент, после чего воспользуемся режимом Правка →Копировать. Далее установим курсор мыши на место, куда нужно вставить фрагмент и воспользуемся режимом Правка →Вставить.

После вставки фрагмента в другое место, объект остается в буфере обмена, поэтому его можно вставить несколько раз.

При помощи буфера обмена данные можно перемещать не только в пределах одного листа, но и на другой лист, в другую книгу. Для этого нужно перейти на другой лист или книгу и воспользоваться режимом вставки из буфера любым способом, указанным ранее. Кроме того, фрагмент можно вставить и в другое приложение, например, в текст документа программы Word. Эта программа имеет те же возможности по вставке фрагмента из буфера обмена.

Для того чтобы перейти на другой лист, нужно щелкнуть по названию листа, которое находится внизу слева экрана. На рисунке слева показан Лист2 как текущий лист после того, как щелкнули по его названию.

Чтобы вставить новый лист, щелкните по названию листа правой кнопкой мыши и выберите режим Добавить. Режим Удалить из этого же панно позволяет удалить лист.

Можно работать с буфером обмена в области задач. Если область обмена не присутствует на экране, щелкните справа от кнопок с пиктограммами режимов правой кнопкой мыши и в появившемся панно выберите режим Область задач. Далее щелкните по треугольнику в этой области (), после чего появится панно, в котором нужно выбрать режим Буфер обмена, как это показано на рисунке справа.

В результате в области задач появится буфер обмена, в котором находятся занесенные фрагменты. На рисунке слева показано содержимое буфера обмена, в котором находится три разных фрагмента. Первый фрагмент является рисунком, второй и третий фрагментами таблицы программы Excel. Слева от фрагмента находится значок, показывающий, какое приложение создало фрагмент.

Для того чтобы вставить объект в лист, нужно сначала выделить ячейку, куда нужно вставить фрагмент, затем дважды щелкнуть по фрагменту в буфере обмена. Таким образом, в текущий лист можно вставить любой фрагмент, который находится в буфере.

Кроме того, можно очистить буфер или вставить все фрагменты из буфера, для чего используются соответствующие кнопки в области задач.

Внизу области задач находится кнопка Параметры, нажав на которую можно автоматически вызывать область задач вместе с помещением данных в буфер обмена, позволять накапливать фрагменты без появления на экране области задач и другие возможности.

Отметим, что можно копировать не только фрагмент вместе с его форматированием, границами таблицы и прочими элементами, но и копировать только значения, вид форматирования, границы таблицы и прочие элементы. Для этого перед копированием из буфера обмена, нажмем на острие стрелочки, которая находится справа от значка вставки из буфера обмена (). В появившемся панно указаны возможные режимы.

Отметим еще один возможный режим перемещения фрагмента таблицы. Выделим нужный фрагмент и отпустим левую кнопку мыши. Подведем курсор к границе и, когда вид курсора превратится в четыре стрелки (), то нажмем левую кнопку мыши и перенесем фрагмент в другое место. Если нажать на правую кнопку мыши и перенести в другое место, то после того, как отпустим кнопку, появится панно с режимами, в котором представлены режимы копирования.

Отмена действий пользователя. Иногда после выполнения некоторых операций, требуется их отменить. В этом случае нажмем на кнопку - , после чего последняя выполненная операция будет отменена. Если нажать на эту кнопку второй раз, то будет отменена еще одна предыдущая операция и так далее. Если отмененная операция все же нужна, нажмите на кнопку - .

Можно отменить несколько операций, для чего нужно нажать на стрелочку в виде треугольника, которая находится справа от кнопки (). При этом появится панно последних выполненных операций. Выделите нужные операции и щелкните левой кнопкой мыши. Отметим, что нельзя отменить только предпоследнюю выполненную операцию, не отменив последнюю. Для примера выделите какую-либо ячейку, введите текст, сделайте его подчеркнутым, полужирным и курсивом, а затем отмените одну, две или три выполненные операции. А затем снова их восстановите при помощи указанных кнопок.

Работа с формулами. В таблице можно использовать и другие операции, кроме операции суммирования, которая была рассмотрена ранее. Выделим ячейку, в которой должна использоваться формула, после чего дважды щелкнем по кнопке функции (). На экране появится окно со списком функций, показанное на рисунке слева. Выберем функцию МАКС (максимум), после чего щелкнем по кнопке ОК.

На втором этапе появится окно, показанное на рисунке справа, в котором следует выбрать диапазон ячеек, которые являются аргументом функции. То есть, те ячейки, среди которых будет вычисляться максимальное значение. Для этого щелкнем по верхней кнопке - .

Выделим ячейки, среди которых нужно искать максимум, как это показано на рисунке слева, после чего нажмем на кнопку – появившегося меню. В результате в поле Число1 появится выбранный диапазон ячеек. Если выбраны не все ячейки, которые являются аргументом функции, то подобным образом нужно ввести эти ячейки в поле Число2. При этом появится новое поле Число3, куда также можно ввести новый диапазон ячеек. После выбора необходимых ячеек, нажмем на кнопку ОК.

В ячейке появится значение функции, в нашем случае число 15. Введем теперь в какую-либо ячейку значение 20. После этого щелкнем по другой ячейке дважды, в результате в итоговой ячейке появится введенное нами значение, так как оно максимальное.

Существует довольно большое количество функций, которые можно использовать. Для того, чтобы их просмотреть, в поле Категория выберите значение: полный алфавитный перечень. Выделите функцию и ниже будет описано ее действие. Можно также просмотреть функции из определенных категорий, например, математические или статистические.

Ввод формулы. Довольно часто требуется произвести вычисления, используя арифметические операции, которые могут быть: сложение (+), вычитание (-), умножение (*), деление (/).

Перед вводом формулы устанавливается знак равенства, что отличает ее от других элементов рабочих листов. Порядок вычисления такой же, как и порядок, изучаемый в школе на уроках алгебры. Например, в формуле 7 + 21*2 сначала производится умножение 21*2 , что равно 42, а затем прибавляется число 7, в результате получим 47. Однако, если применить скобки: (7 + 21)*2 то получим 7 + 21 число 28 и умножив на 2 результат будет 30.

Для ввода формулы необходимо в первую очередь выделить ячейку, в которую в дальнейшем поместится результат вычисления. Далее в строке формул нужно набрать знак равенства, затем саму формулу, например, R3C3+R4C3+R5C3.При этом названия ячеек будут показаны разным цветом, а сами ячейки обрамлены границами, соответствующими цвету названия ячейки. 

По окончании вода формулы, нажмите клавишу Enter или щелкните на значок ввода () в строке формул. В результате формула появится в строке формул, а результат ее вычисления – в текущей ячейке.

Имена ячеек. Иногда проще обращаться к ячейкам по их именам. Например, можно ячейку назвать как «Цена_товара_1». В силу того, что в имени не должно быть символов пробела, используется символ подчеркивания. Для того, чтобы присвоить имя ячейке, нужно вначале выделить ее, а затем воспользоваться режимом Вставка →Имя →Присвоить, где ввести новое имя. Далее это имя можно указывать в формулах вместо названия ячейки, а также переходить по этому имени к данной ячейке.

Для этого нажмем на кнопку справа от адреса текущей ячейки, после чего на экране возникнет ниспадающее меню, в котором появится новое имя. Щелкнем по этому имени и текущей окажется ячейка с выбранным именем.

Параметры программы. Не всегда на другом компьютере вы увидите такое же окно программы, которое имеется на вашем компьютере. В окне могут отсутствовать статусная строка и строка формул, может появиться незнакомая для вас панель, при вводе числа после запятой могут не водиться. Все это устанавливается при помощи параметров программы. Для того, чтобы знать эти возможности просмотрите режим Сервис →Параметры в справочной части книги, где эти возможности кратко описаны. Кроме того, рекомендуется познакомиться с видами панно, которые могут быть использованы в программе и которые также описаны в справочной части.

Приведем пример. Только что мы рассказывали о вводе формул. Однако, вместо значения формул, можно просмотреть саму формулу, которая располагается в ячейке. Для того, чтобы это сделать, включите переключатель Сервис →Параметры →Вид →формулы. В результате вместо значения в ячейке появится сама формула, как это показано на рисунке слева. Это очень удобно, когда на листе формул довольно много и нужно узнать, где они находятся. После просмотра выключите этот переключатель.

О↙О↘О↙О↘О↙О↘О↙О↘О↙О↘О↙О↘О↙О↘О↙О↘О