Урок 7. Другие возможности при работе с таблицами

 

Автоформат. Иногда довольно долго выполнять форматирование таблицы самому. Проще воспользоваться имеющимися возможностями, которые предоставляет программа Excel. Введем данные в таблицу без их форматирования, как это было сделано в уроке 2.

Далее выделим эту таблицу и войдем в режим Главная →Форматировать как таблицу. В результате на экране появится окно, вид которого показан на рисунке.

Выберите вид, который более всего подходит к выделенной таблице, и нажмите на кнопку ОК. Ниже приведено несколько примеров.

В результате таблица будет выделена в соответствии с выбранным форматом. Кнопки сверху таблицы позвоялют выполнять сортировку строк таблицы и на печать не выводятся.

 

Автозамена. При вводе данных, можно автоматически исправлять ошибки и быстро вводить данные при помощи вкладки Автозамена режима  →Параметры Excel →Правописание →Параметры автозамены. В этом окне находится несколько переключателей, рассмотрим их.

Исправлять ДВе ПРописные буквы в начале слова означает, что после ввода слова, в котором набраны два первые символа прописными (большими), а остальные - строчными (маленькими буквами), второй символ станет автоматически строчным. Например, если ввести слово «МОсква», то после того, как будет за этим словом введен символ пробела или произойдет переход на другую ячейку, то слово превратится в слово «Москва».

Делать первые буквы предложений прописными позволяет автоматически устанавливать прописные (заглавные) символы вместо строчных (маленьких), если перед словом была введена точка.

Названия дней с прописной буквы позволяет устанавливать в названия дней недели первый символ прописным (заглавным). Данный режим действует только на англоязычные названия дней недели.

Устранять последствия случайного нажатия cAPS LOCK. Если нажать на клавишу CapsLock, то все прописные символы вводятся как прописные и наоборот. Данная клавиша может быть случайно нажата, при нажатии на находящуюся рядом клавишу Shift. Если программа определит, что текст был введен неправильно (например, введено слово «вТОРНИК»), то слово будет исправлено и клавиша Caps Lock выключится.

Заменять при вводе. Это один из самых полезных режимов, при котором пользователь сам может определить, что нужно заменить. Для этого нужно в поле заменять: ввести слово, которое будет добавляться, а в поле на: тот текст, который должен быть вставлен. После этого нажмите на кнопку Добавить.

Предположим, что нужно часто вставлять текст «Иванов Иван Петрович». Введите в поле заменять: слово «иип», а в поле на: «Иванов Иван Петрович», после чего нажмите на кнопку Добавить. Далее, при вводе введите текст «иип». После того, как введете пробел, вместо введенного слова появится текст: «Иванов Иван Петрович».

Для того, чтобы удалить введенную запись из возможностей автозамены, найдите в списке этот текст и нажмите на кнопку Удалить.

Иногда нужно оставить слово, которое было автоматически заменено. Например, после ввода слова «КОстрома», оно автоматически превратится в слово «Кострома». В этом случае после ввода нажмите на кнопку отмены последней операции () или на клавиши Alt+Backspace.

 

Вставка, скрытие, удаление столбца, строки. Для вставки нового столбца нужно выделить столбец и щелкнуть правой кнопкой мыши.

Затем выполнить режим Выполнить (пятая строка сверху). В данном случае имеется довольно редкий случай, когда в панно находится два разных режимов с одним названием – Вставить. Первая команда имеет слева от названия значок () и относится к операциям буфера обмена. Второе название значка не имеет и используется в данном примере. Появится новое окно.

Можно установить переключатель столбец и слева появится пустой столбец. Также можно установить переключатель ячейки, со сдвигом вправо позволяет выполнять то же действие. Аналогично можно вставить новую строку.

Рассмотрим другой способ вставки столбца. Для этого нажмем на символ сверху столбца, например, на J

 и затем щелкнем по выделенному столбцу правой кнопкой мыши. Появится панно, в котором выберем режим Вставить (также имеется два режима с одинаковым названием, выберем пятое сверху).

Для удаления строки нужно выделить ее, нажать на ее название, которое находится слева на экране правой кнопкой мыши, после чего выбрать режим Удалить. Аналогично удаляется столбец.

 

Использование примечаний. Программа Excel позволяет устанавливать примечания к ячейкам. При этом эти примечания не выводится на принтер. Для того, чтобы создать примечание, нужно сначала выделить ячейку, где оно будет находиться и воспользоваться режимом Рецензирование →Создать примечание. Около ячейки возникнет окно, показанное на рисунке, в которое можно ввести текст примечания.

Как видно, сверху окна находится надпись с именем пользователя, который создал примечание. После ввода текста, щелкните мышкой на другой ячейке и окно примечаний пропадет, но останется красный треугольник в углу ячейки, что означает наличие примечания.

Для того чтобы просмотреть текст примечания, нужно выделить эту ячейку или просто подвести к ней курсор мыши и текст появится.

Для того, чтобы убрать примечание, щелкните по ячейке правой кнопкой мыши и выберите в появившемся панно режим Удалить примечание.