Пример слияния

Допустим, нам нужно распечатать несколько десятков приглашений, которые указаны ниже:

Как видно из рисунков, данное приглашение имеет стандартную часть, например, слова «приглашение для», «Уважаемый» и так далее и изменяемую часть, например, «Сидоров» и «Олег Олегович». Поэтому нужно создать два файла, один - со стандартной частью и второй с изменяемой.

Вначале создадим файл с изменяемой частью, как это показано ниже:

Данная таблица содержит первую строчку с названием полей и три строчки с изменяемой частью. После создания сохраним файл (Файл →Сохранить как) под именем «изменение1»

Для того, чтобы создать файл с постоянной частью, создадим новый файл (Файл →Создать), в котором сделаем форму приглашения для первого человека, то есть создадим таблицу (Вставка →Таблица →Вставить таблицу) с двумя столбцами и одной строкой. Введем текст и установим центрирование данных ячеек (щелкнуть правой кнопкой мыши по ячейке и в появившемся панно выбрать режим выравнивание ячеек, где в появившемся окне выбрать нужный стиль. Для нашего примера это будет режим во втором ряду, второй столбец), как это показано ниже:

Перейдем на вкладку Рассылки. Воспользуемся режимом Рассылки →Выбрать получателей →Использовать существующий список.

Далее мы будем использовать команды из вкладки Рассылки. Выделим слово «Сидоров» в открытке. Затем нажмем на кнопку Вставить поле слияния. Ниже появится панно с двумя полями, которые указаны в установленном недавно файле – фамилия и имя_отчество. Выберем режим фамилия.

В открытке вместо слова Сидорова появится слово «фамилия», окруженная кавычками.

Затем выделим во второй части открытки слово Олег Олегович, нажмем на кнопку Вставить поле слияния и выберем режим имя_отчество. Также произойдет изменение текста.

На самом деле это не текст, а ссылка. Это можно понять, если щелкнуть по надписи один раз левой кнопкой мыши.

Осталось изменить последний параметр. Выделим в правой части открытки слово «Сидоров», нажмем на кнопку Вставить поле слияния и выберем режим фамилия.

Можно посмотреть результаты работы, нажав на соответствующую кнопку (). В полях появятся значения, как это показано на рис. ниже.

Можно посмотреть следующую запись, используя соответствующее панно с режимами (). Кнопки означают следующее: - переход на первую запись (); - переход на предыдущую запись (); - установка конкретного значения с клавиатуры (); - переход на следующую запись (); - переход на последнюю запись (). Теперь воспользуемся режимом Найти и восстановить.

Появится ниспадающее меню, в котором выберем режим Изменить отдельные документы.

Появится окно, в котором нужно указать какие записи нужно использовать. Выберем Все для печати всех трех вариантов.

В результате вместо одной открытки в документе Word получим три, причем каждая начинается на отдельной странице.