Пример
слияния
Допустим,
нам нужно распечатать несколько десятков приглашений,
которые указаны ниже:
Как
видно из рисунков, данное приглашение имеет стандартную часть,
например, слова «приглашение для», «Уважаемый» и так далее и изменяемую
часть,
например, «Сидоров» и «Олег Олегович». Поэтому нужно создать два файла,
один -
со стандартной частью и второй с изменяемой.
Вначале
создадим файл с изменяемой частью, как это показано ниже:
Данная
таблица содержит первую строчку с названием полей и три
строчки с изменяемой частью. После создания сохраним файл (Файл →Сохранить
как)
под
именем «изменение1»
Для
того, чтобы создать файл с постоянной частью, создадим новый
файл (Файл →Создать),
в котором
сделаем форму приглашения для первого человека, то есть создадим
таблицу (Вставка
→Таблица →Вставить таблицу)
с двумя столбцами и одной строкой. Введем текст и установим
центрирование данных ячеек (щелкнуть правой кнопкой мыши по ячейке и в
появившемся панно выбрать режим выравнивание ячеек, где в появившемся
окне
выбрать нужный стиль. Для нашего примера это будет режим во втором
ряду, второй
столбец), как это показано ниже:
Перейдем
на вкладку Рассылки.
Воспользуемся режимом Рассылки
→Выбрать
получателей →Использовать существующий список.
Далее
мы будем использовать команды из вкладки Рассылки.
Выделим слово «Сидоров» в открытке. Затем нажмем на кнопку Вставить
поле слияния.
Ниже появится панно с двумя полями, которые указаны в
установленном недавно файле – фамилия и имя_отчество.
Выберем режим фамилия.
В
открытке вместо слова Сидорова появится
слово «фамилия», окруженная
кавычками.
Затем
выделим во второй части открытки слово Олег Олегович, нажмем
на кнопку Вставить
поле слияния и
выберем режим имя_отчество.
Также произойдет изменение текста.
На
самом деле это не текст, а ссылка. Это можно понять, если
щелкнуть по надписи один раз левой кнопкой мыши.
Осталось
изменить последний параметр. Выделим в правой части
открытки слово «Сидоров», нажмем на кнопку Вставить
поле слияния и
выберем режим фамилия.
Можно
посмотреть результаты работы, нажав на соответствующую
кнопку (). В
полях
появятся значения, как это показано на рис. ниже.
Можно
посмотреть следующую запись, используя соответствующее панно
с режимами ().
Кнопки
означают следующее: - переход на первую запись (); - переход на
предыдущую запись (); - установка конкретного значения с
клавиатуры ();
- переход
на следующую запись (); -
переход на последнюю запись (). Теперь воспользуемся режимом Найти
и восстановить.
Появится
ниспадающее меню, в котором выберем режим Изменить
отдельные документы.
Появится
окно, в котором нужно указать какие записи нужно
использовать. Выберем Все для
печати всех трех вариантов.
В
результате вместо одной открытки в документе Word получим
три, причем каждая
начинается на отдельной странице.