Пример
слияния
Допустим,
нам нужно распечатать несколько десятков приглашений, которые указаны
ниже:
Как
видно из рисунков, данное приглашение имеет стандартную часть,
например, слова «приглашение для», «Уважаемый» и так далее и изменяемую
часть, например, «Сидоров» и «Олег Олегович». Поэтому нужно создать два
файла, один - со стандартной частью и второй с изменяемой.
Вначале
создадим файл с изменяемой частью, как это показано ниже:
Данная
таблица содержит первую строчку с названием полей и три строчки с
изменяемой частью. После создания сохраним файл (
→Сохранить как)
под именем «изменение1»
Для
того, чтобы создать файл с постоянной частью, создадим новый файл (
→Создать),
в котором сделаем форму приглашения для первого человека, то есть
создадим таблицу (Вставка
→Таблица →Вставить таблицу)
с двумя столбцами и одной строкой. Введем текст и установим
центрирование данных ячеек (щелкнуть правой кнопкой мыши по ячейке и в
появившемся панно выбрать режим выравнивание ячеек, где в появившемся
окне выбрать нужный стиль. Для нашего примера это будет режим во втором
ряду, второй столбец), как это показано ниже:
Перейдем
на вкладку Рассылки.
Воспользуемся режимом Рассылки
→Выбрать получателей →Использовать существующий список.
Далее
мы будем использовать команды из вкладки Рассылки.
Выделим слово «Сидоров» в открытке. Затем нажмем на кнопку Вставить
поле слияния.
Ниже появится панно с двумя полями, которые указаны в установленном
недавно файле – фамилия
и имя_отчество.
Выберем режим фамилия.
В
открытке вместо слова Сидорова появится слово «фамилия»,
окруженная кавычками.
Затем
выделим во второй части открытки слово Олег Олегович, нажмем на кнопку Вставить
поле слияния
и выберем режим имя_отчество.
Также произойдет изменение текста.
На
самом деле это не текст, а ссылка. Это можно понять, если щелкнуть по
надписи один раз левой кнопкой мыши.
Осталось
изменить последний параметр. Выделим в правой части открытки слово
«Сидоров», нажмем на кнопку Вставить
поле слияния и
выберем режим фамилия.
Можно
посмотреть результаты работы, нажав на соответствующую кнопку (). В полях
появятся значения, как это показано на рис. ниже.
Можно
посмотреть следующую запись, используя соответствующее панно с режимами
(). Кнопки
означают следующее: - переход на первую запись (); - переход на
предыдущую запись ();
- установка конкретного значения с клавиатуры (); - переход на
следующую запись ();
- переход на последнюю запись (). Теперь
воспользуемся режимом Найти
и восстановить.
Появится
ниспадающее меню, в котором выберем режим Изменить
отдельные документы.
Появится
окно, в котором нужно указать какие записи нужно использовать. Выберем Все
для печати всех трех вариантов.
В
результата вместо одной открытки в документе Word
получим три, причем каждая начинается на отдельной странице.
|