Урок 9. Открытие файла

 

При открытии файла (Файл →Открыть), а также при сохранении книги (Файл →Сохранить как) на экране появляются похожие окна режимов. Рассмотрим вначале режим открытия файла (Файл →Открыть).

 При входе в этот режим на экране появится окно, вид которого показан на рисунке.

Прежде, чем перейти к описанию работы режима, введем некоторые понятия.

Логический диск – это устройство, на котором хранятся данные. Он обозначается латинской буквой, за которой следует двоеточие. Первые символы А: и В: обозначают гибкие диски и на современных компьютерах в настоящее время не используются, С: - жесткий диск. В действительности жесткий диск может быть разбит на несколько логических дисков, например, С:, D:, E: и так далее, а может быть и одним логическим устройством, в зависимости от того, как он был разбит специальными программами. Другим типом логического устройства является DVD-ROM накопитель. Если жесткий диск имеет одно название С:, то D: обозначает логическое устройство для компакт-дисков (DVD -ROM диск). Если жесткий диск разбит на два логических устройства: С: и D:, то DVD -ROM накопитель будет иметь имя Е:. Таким образом, вначале идут имена логических дисков, на которые разбит жесткий диск, а затем DVD–ROM, сетевые диски, внешние и USB-накопители. На практике, вместо слова «логический диск» часто говорят просто «диск».

Файлы. Каждый отдельный текстовый документ, а также программа, звуковые или видеоданные находятся в файле. File по-английски имеет много значений, одно из которых – гибкая папка, файл. Как человек на работе раскладывает документы в разные папки, так и данные пользователя находятся в разных файлах. При этом каждый файл имеет свое название.

Папки. В системе Windows имеется понятие «папка», которое обозначает место, где находятся файлы. Каждая папка имеет свое название, и ее по аналогии можно представить как большую папку, в которую складывают гибкие файлы. В папке могут находиться как файлы, так и другие папки, в которых, в свою очередь, могут также находиться файлы и новые папки и так далее. Таким образом, имеется иерархия папок в каждом логическом устройстве.

В начале 90х годов папки назывались как «директория» и это понятие сохранилось до сих пор и иногда используется. Директория, которая находится в текущей директории, называется поддиректорией (подчиненной папкой). Само это название подразумевает подчиненность.

Как правило, у опытных пользователей каждая папка выделена для группы определенных файлов, например, для текстовых документов, для графических элементов (рисунков) и так далее. В свою очередь, текстовые документы имеют свои папки (поддиректории), например, одна для писем, другая для отчетов, третья для статей и так далее. Письма можно также разбить на несколько директорий (папок) и поддиректорий. Деление на директории совершается пользователем в зависимости от того, с какими файлами он работает, поэтому четких правил, как это делать на практике, не существует. В книге часто вместо слова «папка» мы будем пользоваться словом «директория».

Слово папка может иметь еще один синоним – «каталог». Соответственно зависимая папка называется подкаталогом. Корневым каталогом или корневой папкой является начальная папка на логическом устройстве (диске), которая может иметь подчиненные папки, но не входит ни в одну другую папку. Ее можно назвать иначе начальной папкой, но в компьютерной литературе прижилось название корневая папка.

Корневая папка на диске С: играет особую роль, так как с нее происходит загрузка компьютера и там находятся основные файлы с данными и программами для загрузки и работы операционной системы (Windows). Если файлы из этой папки случайно удалить, то компьютер не будет загружаться после включения и придется переустанавливать операционную систему.

Поэтому, чтобы случайно не удалить нужный файл в этой папке, в ней лучше не хранить данные пользователя. Итак, нам нужно открыть файл с книгой. Конечно, этот файл должен существовать на диске, то есть, ранее был создан и сохранен так, как это было указано в примере ранее. Ранее мы называли файлом с данными как документ или таблица. КомпанияMicrosoft называет такие файлы – книгами, но можно пользоваться и другими названиями.

При открытии и сохранении файла на экране появляется окно, в котором в основном окне находится одна и та же папка. В уроке 2 мы сохранили файл под именем «Тест». Поэтому, при открытии файла, это же имя появится в основном окне. Щелкнем по его названию и нажмем на кнопку Открыть, после чего содержимое файла появится в окне программы Excel.

Однако это довольно простой случай открытия. Иногда файлы могут располагаться на другом диске. Посмотрим, как можно найти файл в этом случае.

Прежде всего, отметим, что в левой части окна находятся кнопки с названиями: Недавние документы (список последних вызванных файлов и папок), Мои документы (папка для документов пользователя), Рабочий стол (папка, в которой находится документы, расположенные на рабочем столе), Мои документы (папка пользователя, в которой находятся папки для музыки, видео, картинок и пр.), Мой компьютер (содержит список дисков, имеющихся вна компьютере), Мое сетевое окружение (папки, которые используются при работе в сети). Многие пользователи помещают в эти папки свои файлы, поэтому их легко искать, так как для поиска достаточно нажать на соответствующую кнопку и список файлов, например, папки Мои документы появится в основном окне.

Предположим, что нужный файл находится не в указанных выше папках. Для того чтобы открыть другую папку, воспользуемся полем Папка:, нажав на кнопку, которая находится справа от нее (). При этом на экране появится список дисков и основных папок, которые имеются в компьютере, как это показано на рисунке.

Как правило, интересны сами диски. На рисунке показаны следующие диски: «Локальный диск (С:)» - основной логический диск жесткого диска, далее логические диски: D, E, F, G, которые находятся на жестком диске и «DVD-RAM дисковод (Н:)» - накопитель DVD-RW.

Подведем курсор к нужному названию и щелкнем по нему. Если подвести курсор к названию логического раздела жесткого диска, то увидим названия папок и файлов с жесткого диска. Если подведем курсор к названию DVD-RAM дисководу, то будет видно содержимое компакт-диска (если он вставлен).

Выберем логический диск G:. В результате на экране, в основном окне появится список имеющихся папок и файлов логического диска G:, как это показано на рисунке. Сам список названий зависит от пользователя. Отметим, что в основном окне выводятся имена не всех файлов, содержащихся в отображаемой папке, так как внизу окна открытия файла указывается, что на экран должны выводиться (в рассмотренном примере) только файлы, имеющие тип: Все файлы Excel (см. рисунок в начале урока), то есть, только те файлы, которые были созданы программой Excel.

Для того чтобы просмотреть папки и файлы, которые находятся в подчиненной папке, например, папке текущая, нужно щелкнуть два раза по ее названию. При этом в основном окне появится список файлов и папок, которые принадлежат папке текущая. Сверху находится название папки, которую просматривают (текущая), а ниже принадлежащий ей папки и файлы (на сайт, архив … index.html).

Для того чтобы выйти на уровень выше, то есть на родительскую папку, нужно щелкнуть по кнопке - , которая находится сверху справа в окне.

Когда нужное имя файла появится в основном окне, то щелкнем по его названию и нажмем на кнопку Открыть, после чего содержимое файла появится в основном окне программы. Можно дважды щелкнуть по названию файла, что также приведет к открытию файла.

Иногда возникает ситуация, когда требуется открыть файл другого формата, нежели формат Excel, чтобы узнать что находится в папке. В этом случае нужно изменить формат файла, для чего нажмем на кнопку (), которая находится справа от названия Тип Файлов:. В результате появится ниспадающее меню, вид которого показан на рисунке.

 Подведем курсор к названию нужного формата и щелкнем левой кнопкой мыши. В основном окне появится список файлов, который соответствует выбранному типу.

Приведем краткое описание кнопок, которые находятся в окне открытия файла:

 - переход на предыдущую папку, откуда проводился поиск папок;

 - переход на уровень выше;

 - удаление выделенного файла;

 - создание новой папки (директории);

 - указание, как вывести названия файлов в основном окне: в виде списка, таблицы, показать свойства выделенного файла, просмотреть содержимое выделенного файла, упорядочить имена файлов (по имени, типу, размеру, дате) и так далее.

Рассмотрим часто используемый, который вызывается кнопкой - , которая определяет вид файлов, находящиеся в текущей папке. Если нажать на стрелочку (), расположенную справа от этой кнопки, на экране появится список режимов, как это показано на рисунке. 

Рассмотрим эти режимы.

 - позволяет выводить папки и файлы в виде эскизов. Папки имеют значок в виде папки, внутри которых вставляются рисунки из данной подпапки, и ее названия. Если рисунков в подпапке нет, то появится значок папки без рисунков. Файл выводятся в виде значка файла и его названия. Значок файла определяется его форматом или расширением. Например, табличные файлы обычно имеются формат, начинающиеся с символов xl. Значки файлам устанавливают программы, которые с ними работают.

 - выводит папки и файлы в два столбца.

 - выводит значки папок и файлов. Каждая папка и файл имеют значки, по которым можно увидеть тип объекта.

Если подвести курсор к значку, то появится табло с характеристиками файла.

 - позволяет вывести папки и файлы в виде списка. В этом режиме можно вывести наибольшее количество файлов в окно, правда, в случае, когда длина имен не очень большая. Имена файлов отсортированы по одному из параметров файла (имя, размер и т.д.), которые устанавливаются следующим режимом.

 - просмотр имен директорий в виде таблицы, в которой указаны основные параметры файла (имя, размер, тип, дата, когда файл был в последний раз изменен). Чтобы файлы были расположены по их размеру, нужно щелкнуть по кнопке Размер, если по имени, то по Имя. Если еще раз щелкнуть по полю, то порядок сортировки изменится на противоположный, например, имена файлов будут выводиться от Я до А;

 - - просмотр параметров файла в виде панно, при этом окно разбивается на две части. В левой находятся имена файлов, а параметры текущего (выделенного) файла показаны на правом панно. Щелкнув мышью по другому названию в левой панели, в правой появится для него описание.

 - позволяет просмотреть содержимое начала сайта. Выберите в левой части название нужного файла, щелкните по нему левой кнопкой мыши и начало его содержимого появится в правой части. Отметим, что не все виды файлов могут отражаться в правой части окна и тогда появится надпись, что просмотр невозможен.

 После первого вхождения в редактор документы помещаются в папку «Мои документы», но лучше использовать другие папки для документов. Чтобы изменить папку, которая устанавливается при загрузки программы, нужно воспользоваться режимом: Файл  →ПараметрыExcel →Сохранение →Расположение файлов по умолчанию, где установить папку при помощи кнопки Обзор.

 

Имя файла: можно ввести с клавиатуры, а Тип файла: используется для выбора типа, для чего нужно воспользоваться кнопкой  для вызова подменю с указанием типов файлов, после чего щелкните мышью на нужном названии.

Справа от окошка находится линия прокрутки, с помощью которой можно просмотреть названия типов файлов, которые не поместились в этом окошке. Для выбора требуемого шаблона в подменю переместите курсор (выделенная строка) на нужное название при помощи клавиш со стрелками и нажмите на клавишу Enter, или подведите курсор мыши на нужную строчку и нажмите на левую клавишу мыши, после чего подменю закроется и в строке под именем Тип файла: останется выбранное название. В поле с названием файлов текущей директории информация тоже изменится. Это связано с тем, что при изменении шаблона изменяется и список файлов, им соответствующий.

Кнопка Отмена предназначена для выхода из текущего режима без изменения введенных ранее установок, то есть операция сохранения в файл не будет выполнена. Эта кнопка предназначена для выхода, используется в других режимах и потому далее не будет нами описываться.