Урок 17. Другие возможности программы Excel
 

Использование шаблонов при работе с рабочими книгами. При работе с большим количеством документов часто возникают однотипные задачи, приводящие к созданию похожих рабочих листов, с одинаковыми формулами, метками, диаграммами или элементами форматирования. В таких случаях весьма полезными могут быть шаблоны – разновидность рабочих книг, имеющих определенный набор одинаковых элементов настройки. В программе Ms Excel имеется набор наиболее применяемых видов рабочих книг, используемых в качестве шаблонов.

Создание рабочих книг с применением шаблонов. Чтобы использовать встроенные в программу Ms Excel шаблоны в процессе формирования рабочих книг, необходимо вызвать режим: →Создать….

В правой части окна находится список разделов. Например, выберем раздел Расписания и в основном окне появится список разных форм. Выберем Расписание уроков (с зелеными иллюстрациями).

Теперь можно ввести название уроков и вывести на принтере.

 

Режимы поиска и замены. Во время работы с таблицами, особенно в случае их больших размеров, возникает задача поиска и замены данных. Рассмотрим возможность замены символов. Допустим, в таблице имеется много надписей с текстом «февраль», который нужно поменять на слово «март».

Если выделить таблицу, то замена будет проводиться в выделенной части таблицы. Если таблицу не выделять, то замена будет проводиться по всему рабочему листу. Воспользуемся режимом Найти и выделить →Замена, окно которого показано на рисунке.

Введем в поле Найти: текст февраль, а в поле Заменить на: март, для этого щелкнем по нужному полю и введем текст при помощи клавиатуры. Так как этот режим может часто использоваться, рассмотрим его выполнение более подробно.

Если нажать на кнопку Заменить все, то будет проводиться замена символов только на текущем листе, если выделен прямоугольник, то в нем, если не выделен, то от текущей позиции до конца листа. Кнопка Заменить позволяет заменить текст в одной ячейке.

Кнопка Найти все позволяет найти все ячейки с указанным в поле Найти текстом, при этом их адреса будут выведены ниже данного окна, как это показано на рисунке, где указано расположение найденных ячеек. При этом никакой замены текста не производится. Отметим, что, работая в режиме замены, можно щелкать курсором по любой ячейке, изменяя адрес выделенной ячейки, корректировать и выполнять другие действия.

Кнопка Найти далее позволяет установить курсор на следующей ячейке, в которой находится нужный текст.

По кнопке Закрыть происходит выход из режима замены символа.

Кнопка Параметры позволяет заменять не только текст, но и формат текста. При входе в этот режим, вид окна изменится на тот, который показан на рисунке. При этом появятся дополнительные возможности для поиска. При повторном нажатии на кнопку Параметры, произойдет выход из этого режима.

 

Предположим, что нужно не только заменить текст, но и при замене установить текст курсивом. Для этого нажмем на кнопку Формат, которая находится в той же строке, что и поле Заменить на. В появившемся окне выберем вкладку Шрифт, в которой установим параметр курсив, как это показано на рисунке. Далее нажмем на кнопку ОК и в появившемся окне на Заменить все.

Можно также заменять только формат, для этого в полях Найти и Заменить на не вводится текст, а устанавливается формат этих полей. Кроме того, можно заменить тип границ, выравнивания текста в ячейке и другие параметры.

 

Исправления в рабочих листах. В некоторых случаях бывает удобно отслеживать изменения, произведенные в рабочих листах, тем более с сохранением прежней информации и датой такой коррекции. Для этого служит режим записи исправлений, совершаемый в процессе внесения изменений в рабочие листы.

Чтобы использовать этот режим, следует до начала корректировки установить его путем вызова режима Рецензирование →Исправления →Выделить исправления…, в котором установить переключатель Отслеживать исправления (книга становится общей).

 После включения данного переключателя все изменения и исходный вариант будут записаны в файле документа.

После введения данных в ячейку, в нее автоматически установится примечание, что видно после появления темного треугольника, который находится в левом верхнем углу ячейки. Если подвести курсор мыши на эту ячейку, то высветится примечание с указанием: кто, когда и какие сделал изменения в данной ячейке, как это показано на рисунке.

После работы можно сохранить все изменения при помощи режима Рецензирование  →Исправления→Принять/отклонить исправления.

Выберите исправления, которые нужно просмотреть (по дате, автору) и нажмите на кнопку ОК. После этого на экране появится окно, в котором можно принять текущее исправление в выделенной ячейке (Принять), отказаться от исправления, принять все исправления, отказаться от всех исправлений. В основном окне находится описание текущего изменения.

 

Использование закрепленных областей в корректировке рабочих листов. В процессе создания больших по объему рабочих листов возникает необходимость в прокрутке их частей. Однако часть нужной информации будет от вас скрыта, будь то заголовки столбцов или данные, необходимые для сравнения. В таких случаях вам поможет режим закрепления сток и столбцов. Для этого выделите те столбцы и строки, левее и соответственно выше которых необходимо сделать рабочий лист неподвижным. Далее используйте режим Вид →Закрепить области →Закрепить области. Если выделить четвертую строку и воспользоваться данным режимом, то экран будет разделен на две части, причем верхняя будет неподвижной, а нижнюю часть можно перемещать, например, используя линии прокрутки.

Для того, чтобы выйти из этих режимов, воспользуйтесь режимом Вид →Закрепить области →Снять закрепление областей.